Shared folder для внешних сотрудников с помощью WorkFlow (SharePoin Online)

 

Не так давно появилась задача бизнеса шарить файлы с партнерами и что бы всем партнерам приходили оповещения о изменении файла.

Мы взвесили все за и против и решили, что делится файлами будет удобнее чем заводить внешних пользователей себе, тратить на них лицензию. Да и первый вход внешнего сотрдника через создание новой записи MS, подтверждение не так удобен пользователям.

Если достум через Share link не сложный как для бизнеса так и для внешнего сотрудника, то оповещение внешних пользователей о том, что изменился файл в расшариной папке задача оказалась не совсем простая.

Получение WorkFlow Status с помощью CSOM

В этой статье я расскажу, как можно получить Internal Status в экземплярах рабочих процессов для конкретного элемента.

Утверждение задач WorkFlow через PowerShell

В этой статье я расскажу, как можно массово через PowerShell утвердить задачи РП созданные через рабочий процесс "Утверждение"

и так нам понадобится 

U2U Caml Query Builder  

с помощью которого мы формируем CAML

полученный CAML вставляем в скрипт

$web = Get-SPWeb http://portal/sites/Doct
$List = $web.Lists["Задачи"]

$Query = New-Object Microsoft.SharePoint.SPQuery;
$Query.Folder = $List.RootFolder;
$camlQuery =   "9"
$camlQuery
$Query.Query = $camlQuery;
$Query.RowLimit = 100;
$List.GetItems($Query)  |  foreach-object {

    $item = $_
    write-host $item.Name $item.Id  
    $item['WorkflowOutcome']='Утверждено'
    $item['ExtendedProperties'] = $item['ExtendedProperties'] + "ows_TaskStatus='Утверждено' ows_FieldName_Comments=''"         
    $item['PercentComplete']= 1
    $item['Completed']=1
    $item['Status']= 'Завершена'
    $item.Update()

}
$web.Dispose()

Запуск рабочего процесса с помощью PowerShell

Порой бывают случаи, когда у ряда элементов нужно запустить определенный РП.

Руками такой процесс может занять продолжительное время и как всегда на помощь приходит PowerShell

Копирование рабочего процесса SharePoint Designer

я думаю, многие сталкивались с проблемой переноса или клонирования РП из одного списка в другой или в другое семейство сайтов.
поискав в интернете, я наткнулся на статью: http://ikarstein.wordpress.com/2011/02/10/walkthrough-how-to-move-or-copy-a-sharepoint-designer-2010-list-workflow-to-another-list-on-the-same-site-or-another-site/
при опробовании такого способа у меня все не получалось перенести, т.к. он предлагал копировать только файл config, а у меня в рабочем процессе еще присутствовали файлы rules(условия). Тогда я решил попробовать сделать следующим образом:

• Создаем новый рабочий процесс и связываем его с необходимым списком

• Опубликовываем рабочий процесс

• Далее заходим Все файлы > Workflows > Нужный рабочий процесс

• В списке файлов копируем файлы с расширениями: xoml, xoml.rules, кроме xoml.wfconfig.xml в нем находится информация о списке к которому привязан рабочий процесс и если мы его заменим, то новый рабочий процесс будет привязан к списку с которым связан исходный рабочий процесс.

• И вставляем в папку с файлами недавно созданного РП

• Переименовываем вставленные файлы в название созданного РП

• Заходим в рабочий процесс и опубликовываем его

Все, у нас РП скопирован. Единственно хочу предупредить,  что легкое копирование возможно только при полном соответствии полей списков исходного и конечного, иначе пройдётся заходить РП и редактировать его, адаптируя под конкретный список.

P.S.  после копирования предлагаю открыть РП и проверить его корректность и обратить особое внимание на активити которые обновляют список или  которые получают какие либо данные из списка ведь они могут ссылаться на не верный список.